Cine este Polaris
Noi, societatea POLARIS M. HOLDING S.R.L., cu sediul în Str. Spiru Haret, nr. 2A, Constanta, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J13/1645/1999,
cod fiscal RO12079629 (”Polaris”” sau ”Societatea”), dorim sa vă informăm cu privire la prelucrarea datelor
dumneavoastră cu caracter personal în legătură cu anumite operațiuni desfășurate de către Societate,
în conformitate cu Regulamentul European privind Protecția Datelor cu Caracter Personal 2016/679 (”Regulamentul”/”GDPR”).
Polaris va face tot posibilul pentru respectarea vieții private și protecția datelor cu caracter pesonal. Luăm în serios acest angajament asumat,
securitatea datelor personale și conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și a vieții private.
Conţinutul acestei note de informare este pur informativ şi nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislaţia,
iar noi vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora. Dacă aveţi orice comentarii, sugestii,
întrebări cu privire la orice informaţii din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare
la prelucrarea datelor dumneavoastră pe care o realizăm, vă rugăm să nu ezitaţi să contactaţi oricând responsabilul
nostru cu protecţia datelor. În funcție de preferințele dumneavoastră, ne puteți contacta prin oricare dintre canalele
de comunicare de mai jos:
Datele noastre de contact:
-
Denumire completă: POLARIS M. HOLDING S.R.L.
-
Adresă sediu social: Str. Spiru Haret, nr. 2A, Constanta Număr de telefon: +40 314 255 870
-
Adresă de email: office@polaris.ro
-
Telefon: 0241.548.711
-
Responsabilul cu protecția datelor: Oana Lungu
Nota noastră de informare este publică începând cu 25 Mai 2018 și se aplică inclusiv websiteului nostru: www.polaris.ro/ și e-mail-ului nostru.
În această notă de informare vă explicăm modul în care are loc prelucrarea datelor
dumneavoastră cu caracter personal de către Polaris și în care ne asigurăm
că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și
în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.
Această notă conţine informaţii importante. Aşadar, vă rugăm să acordaţi timpul necesar pentru
a o citi în întregime şi cu atenţie şi să vă asiguraţi că o înţelegeţi pe deplin, întrucât dorim
să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră şi modul în care le protejăm.
Pentru a facilita parcurgerea documentului, am inclus la sfârșitul acestei note un glosar care explică
principalele noțiuni folosite (e.g. “date cu caracter personal”, “prelucrare”, etc.).
Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm
Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt datele obținute
direct de la dumneavoastră sau de la terțe părți care au permisiunea de a face schimb de informații
cu noi și includ următoarele categorii de date:
Date cu caracter personal obișnuite cum ar fi:
-
Detalii personale: nume; prenume; data naşterii/ vârsta; cetăţenie; adresă de domiciliu/reşedinţă,
număr de telefon mobil/fix, număr de fax; adresă de e-mail, CNP, restul informațiilor din actul
dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul naşterii),
-
Date privind imaginea: imagini/înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV
de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere);
-
Contactul dvs. cu noi, cum ar fi o notă sau înregistrarea unui apel pe care l-ați făcut către noi, datele transmise
prin e-mail sau o scrisoare, sau alte evidențe ale unui contact cu noi
-
Date referitoare la plată: adresă de facturare, numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN,
numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră
daca altcineva a efectuat plata unei facturi in numele si pentru dumneavoastra); data de la care cardul
bancar este valabil; data expirării cardului bancar;
-
Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi
sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media)
sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice;
Vom colecta datele dumneavoastră cu caracter personal obișnuite atunci când, de exemplu:
-
Solicitați/cumpărați sau utilizați oricare din serviciile noastre;
-
În vederea încheieri/executării unui contract;
-
Vă abonați la buletine informative, alerte sau alte servicii oferite de noi;
-
Ne contactați prin diverse canale pentru a solicita informații în legătură cu serviciile noastre;
-
Vizitați sau navigați pe site-ul nostru, www.polaris.ro ;
-
În situația în care transmitem astfel de date unor terți furnizori sau colaboratori ai noștri,
în măsura în care avem temeiuri legale, de exemplu: avocați, consultanți, contabili, etc.;
-
Atunci când datele dvs. cu caracter personal sunt publice;
-
Utilizăm cookie-uri (fișiere text de mici dimensuni stocate în browser-ul dvs.) și alte tehnici
cum ar fi web beacons (fișiere de tip imagine mici, transparente utilizate pentru a urmări
mișcările dvs. pe site-ul nostru) – a se vedea sețiunea de Cookie-uri de mai jos.
Respectul nostru pentru datele dumneavoastră include faptul că le acordăm atenția umană necesară, prin
intermediul personalului nostru. În condiţiile actuale, nu faceți obiectul unei decizii a
noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri)
care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar
într-o măsură semnificativă.
Temeiurile în baza cărora prelucrăm datele dumneavostră cu caracter personal
Polaris va prelucra datele dvs. cu caracter personal obișnuite în baza următoarelor temeiuri:
-
Încheierea sau executarea contractului cu dvs., de regulă un contract de prestări servicii
de salubrizare. De exemplu în vederea inițierii discuțiilor cu privire la costurile și tipurile de
servicii solicitate pentru a putea încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea
dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră (prin care ne
obligăm să vă prestăm serviciile noastre).
-
Consimțământul pe care îl acordați. De exemplu în ceea ce priveşte comunicările noastre
de marketing, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimţământului la prelucrare pentru
acest scop specific.
-
Conformarea cu o cerință legală imperativă. De exemplu cerințe contabile și fiscale care
fac obiectul unor politici interne stricte cum ar fi perioada de păstrare a documentelor
fiscale/contabile. Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre
de arhivare a dosarelor privind serviciile prestate, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi
publice la cerere, anumite informaţii (ex. ANAF, ITM), sau a altor obligaţii legale.
-
Interesul nostru legitim. De exemplu în cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră
pentru menținerea securității rețelei, îmbunătățirea serviciilor noastre.
-
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță. În situația în
care între dumneavoastră și noi apar diferende pe care nu le putem soluționa împreună pe
cale amiabilă, este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră pentru constatarea, exercitarea
sau apărarea unui drept al nostru în instanță.
Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavostră cu caracter personal
Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt
următoarele:
-
Pentru furnizarea bunurilor și serviciilor noastre. De exemplu, pentru încheierea și
executarea contractelor de prestări servicii de salubrizare.
-
Facturare și relații cu clienții. Pentru a vă factura serviciile noastre de salubrizare, pentru a
vă contacta în cazul în care datele de facturare pe care ni le-ați furnizat sunt eronate, pe cale
să expire sau nu putem încasa plata, pentru a răspunde la orice întrebări sau preocupări pe
care le puteți avea în legătură cu serviciile noastre;
-
Comunicări de marketing. În măsura în care v-ați dat consimțământul, vă vom ține la
curent prin orice mijloace (de exemplu, e-mail, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMSuri),
poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) privind noutăţile
referitoare la serviciile disponibile, oferte cu privire la acestea, abonare la newsletter sau
furnizarea altor informaţii care v-ar putea interesa. Puteți controla permisiunile dvs. de
marketing și datele pe care le utilizăm pentru individualizarea acestor comunicări în orice
moment pe web site-ul nostru www.polaris.ro sau folosind detaliile de contact din
secţiunea ”Cum ne puteți contacta” de mai sus.
-
Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei).
Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea
auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT, emiterea de rapoarte către instituțiile
abilitate sau repararea unor erori de sistem;
-
Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la
arhivare, securitate, raportare, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația ni le
impune.
-
Îmbunătăţirea serviciilor. Identificarea potenţialelor probleme cu privire la serviciile noastre
în vederea îmbunătățirii acestora, soluţionarea sesizărilor/reclamațiilor dumneavoastră
înregistrate pe site-ul Societății - www.polaris.ro/ro/contact, gestionarea
corespondenței uzuale cu partenerii contractuali etc., controlul accesului vizitatorilor în sediul
Societății;
-
Supravegherea spațiilor conform dispozițiilor legale. Sistemele CCTV montate pentru
supravegherea spațiilor aferente căilor de acces, zonelor cu valori, pentru paza și protecția
bunurilor și personalului aflat în acele spații etc.
Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea
datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un Contract de
prelucrare date cu caracter personal prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația
protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (1) prelucra datele cu caracter
personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (2)
implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu
caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că acest contract dintre noi și persoana
împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația
aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
Cât timp vom stoca datele dumneavostră cu caracter personal
Vom stoca datele dumneavoastră atât timp cât ni se cere prin lege sau, în lipsa unei obligații legale,
numai cât este absolut necesar.
Datele legate de plăți/facturare vor fi stocate pe o perioada de 10 ani, conform Legii nr. 82/1991
privind contabilitatea.
Datele privind supravegherea video pentru asigurarea securității bunurilor și persoanelor se vor stoca
pe o perioadă de 30 de zile calendaristice în conformitate cu legislația în vigoare.
Prelucrarea în scop de marketing va avea loc pe durata relației contractuale cu Polaris precum și
după încetarea acesteia. În situația în care nu mai doriți ca datele dumneavoastră să fie prelucrate în
scop de marketing, vă puteți retrage consimțământul de marketing, iar datele dumneavoastră nu vor
mai fi prelucrate în acest scop din momentul retragerii.
Dacă nu există nicio cerință legală, le vom stoca doar atât timp cât este necesar pentru prelucrarea
datelor în scopurile amintite mai sus.
Cu excepția situațiilor în care legea prevede altfel și a celor exemplificate mai sus, de regulă vom
prelucra datele dumneavoastră pe durata existenței unui contract între dumneavoastră și Polaris,
plus o perioadă de 3 ani de la încetarea acestuia.
Pentru stocarea datelor dumneavoastră în format electronic, folosim serverele proprii sau ale altor
companii specializate în arhivarea electronică.
Securitatea datelor dumneavostră cu caracter personal
Ne străduim să utilizăm măsuri organizaţionale, tehnice şi administrative rezonabile pentru a proteja
Datele cu caracter personal în cadrul organizaţiei noastre.
Pentru aceasta, am adoptat inclusiv politici dedicate privind măsurile fizice și electronice de securitate,
pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora.
Dacă ai motive să crezi că interacţiunea cu noi nu mai este sigură, înştiinţează-ne imediat, conform
secţiunii „Despre Polaris” de mai sus.
Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita
În conformitate cu prevederile Regulamentului, persoana vizată are următoarele drepturi:
-
Dreptul de acces la date. Aveţi dreptul de a solicita informații legate de datele personale pe
care le deținem despre dumneavoastră, inclusiv informații legate de categoriile de date pe care
le deținem sau pe care le controlăm, pentru ce sunt folosite acestea, sursa din care le-am
colectat dacă le-am obţinut indirect, și cui sunt divulgate aceste date, dacă este cazul. Vă vom
oferi o copie a datelor dumneavoastră personale la cerere. Dacă solicitați mai multe copii ale
datelor dumneavoastră personale, vă putem percepe o taxă rezonabilă bazată pe costurile
administrative.
-
Dreptul la rectificarea datelor. Aveţi dreptul de a obţine rectificarea datelor dumneavoastră
pe care le prelucrăm sau le controlăm, dacă acestea nu sunt corecte.
-
Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveţi dreptul de a obţine de la noi
ştergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
-
Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor. Puteți obține din partea noastră
restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale, în cazul în care: (i) contestați
corectitudinea datelor dumneavoastră personale, pentru perioada de care avem nevoie pentru
a verifica corectitudinea, (ii) prelucrarea este nelegală, dar vă opuneţi ștergerii datelor cu
caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor, (iii) nu mai avem nevoie de
datele dumneavoastră personale dar dumneavoastră le solicitați pentru stabilirea, exercitarea
sau apărarea unui drept în instanţă, sau (iv) vă opuneţi prelucrării, pentru intervalul de timp în
care noi verificăm dacă interesele noastre legitime prevalează asupra alor dumneavoastră.
-
Dreptul de opoziție la utilizarea datelor cu caracter personal. În anumite circumstanțe,
aveţi dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele
nostru. Acolo unde prelucrarea nu se bazează pe consimțământul dumneavoastră, ci pe
interesele noastre legitime sau pe cele ale unei terțe părți, puteți obiecta în orice moment la
prelucrarea datelor dumneavoastră personale din motive legate de situația dumneavoastră
particulară. În acest caz nu vom mai prelucra datele dumneavoastră personale, cu excepția
cazului în care: (a) putem dovedi motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și
care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau (b) în cazul în
care scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
-
Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a primi datele dumneavoastră personale
pe care ni le-ați furnizat, iar în cazul în care este fezabil din punct de vedere tehnic, să
solicitați ca noi să transmitem datele dumneavoastră personale (pe care ni le-ați furnizat) unei
alte organizații/clinici.
-
Dreptul la retragerea consimţământului. În situaţiile în care prelucrăm datele
dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveţi dreptul de a vă retrage
consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-aţi
acordat iniţial consimţământul. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea
prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.
-
Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Dacă aveţi o
nemulţumire cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, am prefera să ne
contactaţi pe noi direct pentru a vă putea soluţiona problema. Cu toate acestea, dacă aveți în
continuare nemulțumiri, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a
Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro):
Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, București, România;
Telefon: 0318.059.211/0318.059.212;
Fax: 0318.059.602;
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Modificările ulterioare ale Notei de informare
Ne rezervăm dreptul de a ne modifica, atunci când considerăm oportun, practicile de protecţie a
datelor și de actualiza și modifica prezenta notă de informare în orice moment. Din acest motiv, vă
încurajăm să verificaţi periodic prezenta notă de informare.
SEMNIFICAȚIA UNOR TERMENI FOLOSIȚI ÎN CUPRINSUL PREZENTEI NOTE
Ce înseamnă prelucrare de date cu caracter personal?
|
Prelucrare de date cu caracter personal înseamnă orice
operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu
caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter
personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum
ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea,
stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea,
utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea
la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea,
restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
|
Ce înseamnă date cu caracter personal?
|
Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o
persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana
vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care
poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la
un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de
identificare, date de localizare, un identificator online, sau la
unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale
fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau
sociale.
|
Ce înseamnă operator de date cu caracter personal?
|
Operator de date cu caracter personal înseamnă persoana fizică
sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care,
singur sau împreună cu alții, stabilește scopurile și mijloacele de
prelucrare a datelor cu caracter personal.
|
Ce înseamnă Persoană împuternicită?
|
Persoana fizică sau juridică, autoritate sau alt organism care
singur sau împreună cu altele decide de ce (în ce scop) şi cum
(prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal.
Potrivit legii, răspunderea pentru respectarea legislaţiei
referitoare la datele cu caracter personal revine în primul rând
operatorului. În relația cu dumneavoastră, noi suntem
operatorul, iar dumneavoastră sunteți persoana vizată.
|
Ce înseamnă Persoană vizată?
|
Persoana vizată este persoana fizică la care se referă (căreia îi
„aparțin”) anumite date cu caracter personal. În relația cu noi
(operatorul), dumneavoastră sunteți persoana vizată.
|
Care este Autoritatea de Supraveghere?
|
O autoritate publică independentă care, potrivit legii, are
atribuţii referitoare la supravegherea respectării legislaţiei
protecţiei datelor cu caracter personal. În România, această
autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter
personal este Autoritatea Naţională de Supraveghere a
Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
|